BOIP neemt ondernemers mee in de wereld van intellectuele eigendom
Het jaar 2020 om nooit te vergeten
2020 was in vele opzichten een uitdagend jaar. De COVID-19-pandemie heeft grote impact gehad op onze manier van leven en ondernemen. Veel ondernemers kregen het zwaar te verduren omdat ze hun bedrijf voor langere tijd moesten sluiten. Tegelijkertijd was het in sommige bedrijfstakken drukker dan ooit tevoren.
We gingen structureel thuiswerken. Er ontstonden nieuwe manieren van samenwerken met collega’s, waarbij persoonlijk contact en oog voor elkaars welzijn minder vanzelfsprekend waren. De pandemie had ook invloed op de dienstverlening aan onze klanten. Onder uitdagende omstandigheden hebben we ons het afgelopen jaar maximaal ingespannen om onze medewerkers betrokken te houden en onze klanten van dienst te zijn.
Snel naar:
Kansen in de IE-wereld
De COVID-19-pandemie had voor BOIP een onverwacht effect. Door een plotseling weggevallen vraag naar producten en diensten – of juist een explosieve toename daarvan – moesten veel ondernemers zichzelf opnieuw uitvinden en innovatieve oplossingen bedenken. De extreme situatie zorgde ervoor dat mensen de bekende denkpaden verlieten en creatieve ideeën bedachten. Het gevolg was dat het aantal merkregistraties enorm toenam. Voor BOIP betekende dat naast het behandelen van meer depots, ook meer telefoonverkeer, meer e-mails en meer websitebezoekers. En daar bleef het niet bij. We dachten mee met onze klanten, ook in juridisch opzicht. We hebben bijvoorbeeld de termijnen van lopende procedures opgeschort, zodat klanten geen onnodige kosten hoefden te maken.
Toch zijn het niet alleen de economische omstandigheden die het bedrijfsklimaat bepalen waarin BOIP opereert. We merken al een aantal jaren dat de verwachtingen van onze klanten en partners een minstens zo grote rol spelen. Zij verwachten voortdurende innovatie in ons vakgebied en verdere digitalisering van onze dienstverlening. Die verwachtingen bieden ons volop kansen om relevant en succesvol te zijn en te blijven voor ondernemers in de Benelux. Ook in 2020 zijn we erin geslaagd die kansen zoveel mogelijk te benutten. Daarmee hebben we mooie stappen gezet in het bereiken van onze missie: “We maken het voor iedere ondernemer eenvoudig om zijn intellectuele eigendom (IE) te beschermen.”
Modellen
i-DEPOT
Jaarverslag 2020
Meer weten over onze resultaten in 2020? Bekijk ons jaarverslag in het venster hiernaast of download het verslag als PDF.
Expert in intellectueel eigendom voor ondernemers en partners
De BOIP-strategie 2019-2024 geeft richting aan onze missie. Die strategie ziet erop toe dat we een organisatie zijn die klaar is voor de toekomst en dat we ons kunnen aanpassen aan een snel veranderende omgeving. Centraal hierbij staat het delen van onze expertise op het gebied van IE met ondernemers en onze partners. Om ondernemers in de Benelux wegwijs te maken in de complexe IE-wereld, bouwen wij voort op intensieve samenwerkingen met verschillende IE-partners.
Wat hebben we bereikt
De BOIP-strategie 2019-2024 rust op 4 pijlers: ‘customer focus’, ‘leadership’, ‘operational excellence’ en ‘collaboration’. En ‘happy employees’ nemen daarin een centrale plek in. Dit zijn de mijlpalen per pijler die we in 2020 hebben bereikt:
De klant staat centraal bij alles wat we doen. Niet voor niets is en blijft dat een belangrijke pijler in onze strategie. We delen onze expertise en helpen de klant om zijn IE maximaal te beschermen.
Actie gratis i-DEPOT
Dankzij onze i-DEPOT-actie konden ondernemers in de maand juni gratis hun ideeën online vastleggen. Waarom deze actie? Heel simpel: om ondernemers een hart onder de riem te steken. En omdat wij geloven dat nieuwe ideeën belangrijk zijn in een bijzondere tijd, zoals het jaar 2020.
Er werden 2.413 i-DEPOTs ingediend. Dat is maar liefst vijf keer zoveel als we normaal registreren in een maand. Ondernemers lieten weten dat ze de actie bijzonder waardeerden. En onze partners binnen en buiten de Benelux hebben de nodige aandacht aan onze actie besteed.
Binnen het i-DEPOT hebben we nog meer gedaan. Zo hebben we onze dienstverlening aangevuld met een geheimhoudingsverklaring. Ondernemers die hun idee vastleggen, kunnen online een NDA (Non Disclosure Agreement) afsluiten. Zo toont de ondernemer aan welke stappen hij neemt om de inhoud van zijn i-DEPOT geheim te houden en onder welke voorwaarden hij met anderen wil samenwerken.
Customer Journey-onderzoek
In 2020 zijn we gestart met onze eerste customer journey om onze dienstverlening vanuit het perspectief van de klant in kaart te brengen. In deze eerste klantreis hebben we ons gericht op de zogeheten IP Unaware: de ondernemer die nog niets of heel weinig weet van IE. Deze en toekomstige klantreizen maken deel uit van ons Customer Centric Maturity Model. Een model waarmee we in kaart hebben gebracht waar we staan en waar we naartoe willen groeien.
Digitale spreekuren
Sinds jaar en dag organiseert BOIP ‘Durf-te-vragen’-sessies, spreekuren en zitdagen bij verschillende samenwerkingspartners, op verschillende locaties. Vanaf half maart 2020 kwamen al deze live-bijeenkomsten te vervallen door de COVID-19-maatregelen. Uit ervaring weten wij echter dat veel ondernemers behoefte hebben aan een persoonlijk gesprek met onze IE-experts. Daarom zijn we overgestapt op digitale sessies en spreekuren. Dat beviel goed. Sommige klanten wilden weten of ze op de goede weg waren met hun IE-aanpak. Andere klanten wilden meer weten over de bescherming van een idee, concept of naam. Partners met wie we hierbij samenwerken, zijn: Federale Overheidsdienst (FOD) Economie, KVK en Agentschap Innoveren & Ondernemen (VLAIO).
Als leider in de markt van intellectueel eigendom is het essentieel dat we de rol van leider blijven vervullen door continu voorop te lopen.
Nieuw merkenregister
Het merkenregister is een van onze kernactiviteiten. De kwaliteit van dat register is dus van groot belang – in de eerste plaats voor alle gebruikers van het merkensysteem. In juli 2020 introduceerden we een nieuw merkenregister met AI-technologie (Artificial Intelligence) voor beeldmerken. Dankzij deze technologie kunnen we de data van het register nog beter ontsluiten en zo onze klanten nog beter van dienst zijn.
De verbeterde functionaliteiten voor de klant zijn:
- De klant kan meteen zoeken naar gelijkende merken door een afbeelding te uploaden;
- De klant kan eenvoudig zoeken vanuit één zoekveld;
- De klant kan bij wijzigingen direct doorklikken naar de betrokken merken of zoeken naar BOIP-weigeringsbeslissingen.
Webinars voor professionals
Ieder jaar organiseert BOIP verschillende live-bijeenkomsten voor IE-professionals. Het doel van deze bijeenkomsten is het delen van kennis. Vanwege de COVID-19-maatregelen hebben we in 2020 drie webinars aangeboden. Daarin zijn de volgende onderwerpen aan bod gekomen: de doorhalingsprocedure bij BOIP, rechtspraak van het Benelux-Gerechtshof, een update over de invoering van de Trademark Package en de nieuwe richtlijnen Weigering (Toetsing richtlijnen op absolute gronden) die eind 2020 zijn ingevoerd. Via de chat konden de deelnemers vragen stellen. Aan het einde van de webinars beantwoordden de sprekers alle vragen. Op onze website zijn de presentaties van de webinars te vinden.
De webinars hebben het volgende opgeleverd:
- ruim 400 deelnemers;
- een gemiddeld rapportcijfer van 8,25.
BOIP All Stars kennismanagement
BOIP is kennisexpert op IE-gebied en dat willen we blijven. We zijn ons er goed van bewust dat kennis een van de belangrijkste kwaliteiten is van onze medewerkers. Deze kennis zit soms alleen in de hoofden. Daarom is intern het programma “BOIP All Stars” ontwikkeld. In dit programma stellen we medewerkers in staat om kennis met elkaar te delen en samen nieuwe dingen te leren. Doel van het programma is dat iedereen klanten nóg beter kan helpen en ambassadeur is van onze organisatie. In 2020 zijn we gestart met het eerste deel van het programma: ‘Een ster worden in de wereld van intellectueel eigendom.’ Daarbij hebben we IP-buddy's en IP-mentees van verschillende afdelingen aan elkaar gekoppeld om kennis uit te wisselen. In 2021 rollen we het programma verder uit.
We werken aan het perfectioneren van de diensten die we aan onze klanten verlenen. Dat doen we door onze technologieën en processen continu te verbeteren.
Certificering ISO 27001
Bijna wekelijks halen berichten over hacks, virussen en digitale oplichting de voorpagina’s van de kranten. Informatiebeveiliging wordt steeds belangrijker; zowel voor particulieren als voor bedrijven. Het was voor BOIP dan ook een absolute must om het ISO 27001-certificaat in huis te hebben. Dit certificaat is een wereldwijd erkende norm voor informatiebeveiliging. In mei 2020 hebben wij dit certificaat behaald en de bevestiging gekregen dat we onze informatiebeveiliging van alle processen goed op orde hebben.
We bieden klanten hiermee de extra garantie dat hun gegevens veilig zijn bij ons. De auditor stelde vast dat er een hoge mate van bewustzijn is over dit onderwerp. Ook was hij onder de indruk van de fysieke maatregelen die wij hebben getroffen om de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van onze dienstverlening te beschermen.
Duurzaamheid
Onze bedrijfsvoering heeft een zeer beperkte negatieve impact op het milieu. Toch zijn wij ons bewust van onze ecologische voetafdruk. Daarom zoeken we in onze dienstverlening voortdurend naar duurzame oplossingen. In 2020 hebben we verschillende maatregelen genomen om de impact op het milieu verder te verkleinen.
Ons afvalvolume is met 30% afgenomen. Daarbij is rekening gehouden met de lagere bezettingsgraad op kantoor, als gevolg van de COVID-19-maatregelen. Bovendien hebben we het aantal ophaalmomenten van het afval verminderd. Dat betekent minder CO2-uitstoot in de logistieke lijn.
Tot slot zijn we in 2020 gestart met een onderzoek naar het verduurzamen van de gevels en bouwtechnische installaties van ons kantoor in 2021-2022. Met duurzame installaties kunnen we ons energieverbruik verder beperken.
We hechten veel waarde aan samenwerking. Tussen collega’s en met onze partners. Dat heeft ook in 2020 mooie resultaten opgeleverd.
Benelux-samenwerkingen
In 2020 heeft BOIP veel geïnvesteerd in de samenwerking met verschillende IE-partners in de Benelux-landen. Daarbij richten we ons met name op merken en modellen. Op het gebied van IE-promotie hebben we de samenwerking geïntensiveerd met de nationale autoriteiten van de Benelux-landen.
In Nederland neemt BOIP deel aan het IE-Platform: een samenwerkingsverband tussen BOIP, het ministerie van Economische Zaken en Klimaat, Octrooicentrum Nederland (onderdeel van RVO), KVK en de Raad voor plantenrassen. Het platform is opgezet om ondernemers in Nederland gezamenlijk te informeren over het belang van IE voor hun bedrijf, merk, product of dienst. In 2020 hebben de deelnemers aan het platform een gezamenlijke communicatiestrategie opgesteld en zijn de voorbereidingen gestart voor een grote landelijke campagne in het voorjaar van 2021.
In België werkt BOIP intensief samen met de Federale Overheidsdienst (FOD) Economie. In 2020 zijn beide organisaties een gezamenlijke studie gestart, die is uitgevoerd door de Katholieke Universiteit Leuven. Onderzoekers van de universiteit analyseren data van intellectuele eigendomsrechten (IER) en combineren deze met bedrijfsgegevens. Het resultaat wordt een soort blauwdruk van Belgische kmo’s (kleine en middelgrote ondernemingen) die weinig of geen kennis of ervaring hebben met IER. FOD Economie en BOIP gaan de resultaten gebruiken om een gezamenlijke communicatiestrategie te ontwikkelen.
In Luxemburg werkt BOIP samen met het ministère de l'Économie en met IPIL, het Institut de la Propriété Intellectuelle Luxembourg. Gezamenlijk faciliteren we ondernemers in Luxemburg op het gebied van IE.
EUIPO-samenwerking
Net als in voorgaande jaren hebben we afgelopen jaar actief samengewerkt met EUIPO (Het Bureau voor intellectuele eigendom van de Europese Unie) en andere nationale diensten binnen de Europese Unie. In 2020 is het nieuwe strategisch plan van EUIPO (SP 2025) in werking getreden. In dit plan is een grote rol weggelegd voor samenwerking met het European Union Intellectual Property Network (EUIPN). Het plan richt zich met name op het MKB.
BOIP neemt deel aan de EUIPO-werkgroep Support to SMEs (ECP6). De visie van deze werkgroep is om het IE-bewustzijn en het nut van het gebruik van intellectueel eigendom bij het MKB/KMO te vergroten en daarmee hun concurrentiepositie te verbeteren. Speciaal ontwikkelde producten moeten het voor MKB/KMO makkelijker maken om hun IE te registreren.
In het najaar 2020 is een andere werkgroep gestart met de ontwikkeling van een nieuwe tool die onze onderzoekers ondersteunt in hun werk: Integrated Multiple Assessment Solution (IMAS). Deze tool gaat onderzoekers helpen bij hun werkzaamheden, bijvoorbeeld bij de weigering op absolute gronden. IMAS maakt gebruik van kunstmatige intelligentie en betrekt consequent beslissingen uit het verleden bij het onderzoek. Dit komt de consistentie en voorspelbaarheid van de beslissingen ten goede.
Wat hebben we nog meer gedaan met onze partners? BOIP overlegt regelmatig met de BMM (Beneluxvereniging voor Merken- en Modellenrecht) en levert input voor hun nieuwsbrief. Ook heeft BOIP in 2020 een Franstalige versie van de ideeSCAN en ThatsIP ontwikkeld. En we hebben onder andere met Octrooicentrum Nederland, KVK en Agentschap Innoveren & Ondernemen (VLAIO) verschillende digitale workshops en webinars georganiseerd.
Happy employees als succesfactor
Een succesvolle organisatie valt of staat met tevreden en betrokken medewerkers. In 2020 introduceerden wij de term ‘happy employees’. BOIP zou nooit zo succesvol zijn geweest zonder tevreden en bevlogen medewerkers. De medewerker is de belangrijkste factor én actor voor verandering. Daarom investeren wij veel in onze mensen.
Focus op talentmanagement
De doelstelling van talentmanagement is zorgen dat de BOIP-organisatie beschikt over de juiste talenten om succesvol, toekomstbestendig en concurrerend te zijn. Hiervoor hebben we in 2020 voorbereidingen getroffen om met het talentenprogramma CliftonStrengths van Gallup te werken. Een befaamd instrument dat wereldwijd al meer dan 19 miljoen professionals heeft geholpen hun strengths te identificeren, te ontwikkelen en te waarderen. Het instrument biedt het zelfinzicht dat mensen in staat stelt om hun eigen doelen, de teamdoelen én de organisatiedoelen te realiseren. Doel is dat iedere BOIP-medewerker weet waar zijn/haar talenten liggen en hoe hij/zij deze optimaal kan inzetten. Het programma wordt in 2021 verder uitgerold.
Aandacht voor elkaar tijdens de lockdown 
In maart 2020 gingen we onverwacht massaal thuiswerken als gevolg van de COVID-19-pandemie. Een grote omzwaai voor BOIP. Om onze medewerkers betrokken en gemotiveerd te houden, hebben we veel geïnvesteerd in communicatie en in het organiseren van activiteiten, zoals:
- online personeelsbijeenkomsten;
- enquêtes om het welbevinden van de medewerkers te peilen;
- uitwisseling van tips en praktische informatie via het intranet.
We hebben ook geïnvesteerd in de positieve mindset en fysieke gezondheid van onze medewerkers. We hebben het hele jaar door kleine attenties naar de medewerkers gestuurd en we hebben verschillende mogelijkheden geboden om online sport- en yogalessen te volgen. Daarnaast hebben we aandacht besteed aan het Persoonlijk Ondernemingsplan. Met dit plan bepalen medewerkers zelf hoe ze mentaal en fysiek (meer) werkgeluk ervaren.
Onze ambities voor 2021
We zitten alweer in het jaar 2021. En we werken gestaag aan de verdere uitvoering van de BOIP-strategie 2019-2024. 2021 is trouwens een bijzonder jaar voor BOIP. 50 jaar geleden, op 1 januari 1971, opende het Benelux Merkenbureau haar deuren. We zien ons 50-jarig jubileum als een uitgelezen kans om onze strategische doelen bij een breed publiek onder de aandacht te brengen. Maar we gaan nog (veel) meer doen!
Bewustwordingscampagne ‘IE: de kroon op je werk’
In 2021 lanceren we samen met het ministerie van Economische Zaken en Klimaat, KVK, Octrooicentrum Nederland en Raad voor plantenrassen de bewustwordingscampagne 'Intellectueel Eigendom: de kroon op je werk'. Hier hebben we in 2020 al de nodige voorbereidingen voor getroffen. Deze campagne benadrukt het belang van IE voor Nederlandse ondernemers en laat zien hoe IE handvatten biedt om de ondernemerspositie te versterken.
IPpreneur biedt antwoorden en oplossingen
IPpreneur is een project van BOIP in samenwerking met vier IE-partners in Nederland en België: Federale Overheidsdienst (FOD) Economie, Agentschap Innoveren & Ondernemen (VLAIO), Sowalfin en Octrooicentrum Nederland. De partijen werken aan de ontwikkeling van een tool waarmee ondernemers - die nog weinig weten van IE - snel en eenvoudig antwoorden vinden op de meest voorkomende vragen, en oplossingen voor de meest voorkomende situaties. De lancering van de tool staat gepland voor het najaar van 2021.
Nieuwe directeur uit Luxemburg
Momenteel loopt de werving van een nieuwe adjunct-directeur-generaal (ADG) uit Luxemburg. Deze ADG wordt verantwoordelijk voor de gebieden customer services, marketing en (corporate) communicatie. De verwachting is dat de nieuwe directeur in de loop van 2021 start.
Over BOIP
Het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom (BOIP) is de officiële instantie voor de registratie van merken en modellen in de Benelux. Daarnaast biedt BOIP de mogelijkheid om ideeën vast te leggen met een datumstempel in een zogeheten i-DEPOT. Meer over BOIP
Wil je op de hoogte blijven van onze projecten en activiteiten? Kijk dan regelmatig op onze website onder Actueel en volg ons op social media.
