“Aanleveren van ondersteunende stukken en bewijsmiddelen”
1 december 2020
In oppositie- en doorhalingsprocedures, maar ook bij bezwaar tegen voorlopige weigeringen door BOIP, is het vaak noodzakelijk om stukken in te dienen. In een recente Regel van de DG stelt BOIP nadere regels aan de manier waarop dit moet worden gedaan. Hieronder een toelichting.
Om welke stukken gaat het?
In oppositie- en doorhalingsprocedures worden meestal stukken ingediend om het gebruik van een merk aan te tonen (om te bewijzen dat dit niet vervallen zou kunnen worden verklaard wegens niet gebruik van het merk, of dat het merk bekend is). Bij voorlopige weigering gaat het meestal om bewijs van inburgering. Hierbij staat voorop dat het de indiener van bepaalde stukken vrijstaat datgene in te dienen wat hij of zij nodig acht om het beoogde bewijs te kunnen leveren.
Waarom nieuwe regels?
De manier waarop stukken worden aangeleverd heeft enerzijds invloed op de kwaliteit van het geleverde bewijs, en anderzijds op de begrijpelijkheid van het materiaal door BOIP en wederpartij. Het is voor geen van de betrokken partijen wenselijk dat er een grote hoeveelheid stukken wordt ingediend, zonder dat duidelijk is hoe deze moeten worden geïnterpreteerd. Dit zorgt niet alleen voor onnodig werk bij wederpartij en BOIP. Het brengt ook het aanmerkelijk risico met zich mee dat er een van de bedoeling van indiener afwijkende interpretatie aan het materiaal wordt gegeven.
Eisen aan het materiaal
Bundeling
De in te dienen stukken moeten worden opgenomen in een bundel. Daarmee wordt voorkomen dat er een misverstand kan ontstaan over de hoeveelheid stukken. Indiener geeft zelf het begin en het einde aan.
Inhoudsopgave
De bundel moet beginnen met een inhoudsopgave. Hiermee worden zowel de wederpartij als BOIP geholpen om vlot inzicht te krijgen in het ingediende materiaal en om relevante stukken snel terug te kunnen vinden. De inhoudsopgave moet voorzien in drie elementen:
1. Nummering
Nummer de verschillende stukken in de bundel en neem deze nummering op in de inhoudsopgave van de bundel, zodat deze gemakkelijk kunnen worden teruggevonden. De nummering is ook bedoeld om de stukken te kunnen raadplegen in combinatie met hetgeen betoogd wordt in een (eventueel) basisstuk, zoals de argumenten van een partij. Als daarin beroep wordt gedaan op stukken ter ondersteuning van een ingenomen stelling, moet er worden verwezen naar (het nummer van) het stuk dat betrekking heeft op die stelling.
2. Beschrijving van de stukken
Omschrijf in de inhoudsopgave de aard van het stuk. Denk aan aanduidingen als “Facturen”, “Voorbeelden van advertenties”, “Marktonderzoek”, “Jaarstukken”, “Websites”, “Publiciteit in [media]”, “Branchegegevens”, “Voorbeelden van gebruik in de markt”, etc.
3. Beschrijving van de feiten
Geef in de inhoudsopgave per stuk zo exact mogelijk weer welke feiten er in het betreffende stuk worden gepresenteerd. Voortbordurend op de hierboven genoemde voorbeelden:
- “Facturen voor [producten] met [merk] uit periode [maand jaar] - [maand jaar]; inclusief omzetcijfers [producten] met [merk] uit periode [maand jaar] - [maand jaar]”
- “Voorbeelden van advertenties voor [producten] met [merk] in [krant, land]; [tijdschrift, land] uit periode [maand jaar] - [maand jaar]”
- “Marktonderzoek door [naam onderzoeksbureau] over kennis van [merk] in [land], d.d. [dd-mm-yyyy]”
- “Jaarverslagen van [indiener] over de periode [jaar] – [jaar].”
- “Website van [indiener] met voorbeelden van gebruik [merk]; Website van [derde] met voorbeelden van gebruik [merk]”
- “Artikel in [medium] d.d. [dd.mm.jjjj], Artikel in [medium] d.d. [dd.mm.jjjj], etc ”
- “Branchegegevens: Omvang van markt in [land] voor [product(en)] in periode [datum] – [datum]; Omzet [merk] in [land] in periode [datum] – [datum]”,
- “Voorbeelden van gebruik in de markt ter promotie van [merk] zoals [concrete voorbeelden]”
- etc.
Precieze verwijzing
Ingediende stukken dienen vaak ter ondersteuning van een of meer stellingen of claims in argumenten. Ook dan geldt dat het alle betrokken partijen helpt om precies te zijn. Een precieze claim of stelling zal worden ondersteund met specifieke stukken die zijn ingediend en niet persé met alle stukken. Het is dan ook de bedoeling dat in de argumenten, waar wordt verwezen naar ingediende stukken dit precies wordt gedaan. Vermeld dus het nummer uit de stukkenbundel van het stuk dat betrekking heeft op een specifieke stelling of claim. Overigens geldt ditzelfde in reacties op deze stukken. Van de reagerende partij wordt verwacht dat zijn kritiek een stuk wordt geleverd door te verwijzen naar dat specifieke stuk.
Markering
Maak het de lezer makkelijk en markeer relevante delen van de stukken als deze niet evident zijn. Wordt er bijvoorbeeld verwezen naar een advertentie die slechts een klein deel van een pagina beslaat, markeer deze dan. Duid bijvoorbeeld de relevante pagina van een jaarverslag aan met een index- of paginamarker.
Omvang
De ervaring van BOIP leert dat grote hoeveelheden stukken geen beter bewijs opleveren en dat een (zelfopgelegde) beperking in omvang vaak leidt tot begrijpelijker bewijs. Het levert bijvoorbeeld geen meerwaarde op om van dezelfde advertentie die in 20 tijdschriften is verschenen ook alle 20 tijdschriften (of kopieën daarvan) in te dienen. Het is beter om een beperkt aantal voorbeelden van de specifieke advertentie te tonen en daarbij een overzicht te voegen van alle tijdschriften (inclusief het gebied waar deze verschijnen en hun verschijningsdatums) waarin deze advertentie is geplaatst.
BOIP adviseert nadrukkelijk om een maximum van 110 pagina’s aan te houden.