« Fourniture des pièces justificatives et moyens de preuve »
1er décembre 2020
Dans le cadre d’une procédure d’opposition et/ou de radiation, mais aussi pour une réclamation à l’encontre d’un refus provisoire, il vous est souvent demandé de présenter des pièces justificatives. Comme l’indique une récente règle du DG le BOIP a mis en place des conditions supplémentaires sur la remise de pièces justificatives. Faisons le point sur ces nouvelles règles.
Quelles pièces sont-elles concernées ?
Lors d’une procédure d’opposition et/ou de radiation, des documents sont généralement fournis pour montrer qu’une marque est bien utilisée (et prouver qu’elle est connue ou qu’elle ne peut pas être radiée pour des raisons de non-utilisation). Dans le cadre d’un refus provisoire il est souvent question de prouver la consécration d’une marque par son usage. Dans ce cas, la personne déposant les pièces justificatives est libre de choisir les documents faisant office de preuve.
Pourquoi de nouvelles règles ?
La façon dont les pièces justificatives sont fournies impacte la qualité des preuves fournies mais aussi la compréhension des documents remis, aussi bien par le BOIP que par l’autre partie. Il n’est souhaitable pour aucune des parties qu’une grande quantité de pièces soient fournies sans savoir comment les interpréter. Ceci crée un travail inutile pour les deux parties et le BOIP risque de ne pas interpréter les documents comme le souhaite le déposant.
Exigences pour les documents
Compilation
Les documents à transmettre doivent être regroupés dans un dossier de pièces. Cela permet d'éviter tout malentendu sur la quantité de pièces. Le déposant indique lui-même le début et la fin.
Inventaire
Le dossier de pièces doit commencer par un inventaire. Cela permet à la partie adverse et au BOIP d'avoir un aperçu rapide des documents soumis et de pouvoir retrouver rapidement les documents pertinents. L’inventaire doit contenir trois éléments.
1. Numérotation
Numérotez les différentes pièces dans le dossier de pièces et inscrivez cette numérotation dans l’inventaire du dossier afin qu'elles puissent être facilement retrouvées. La numérotation a également pour but de pouvoir consulter les documents en combinaison avec ce qui est argumenté dans un document de base (éventuel), comme les arguments d'une partie. Si des documents à l'appui d'une thèse y sont invoqués, il faut faire référence au (numéro de) la pièce relative à cette thèse.
2. Description des pièces
Décrivez la nature de la pièce dans l’inventaire. Pensez à des indications telles que "Factures", "Exemples de publicités", "Études de marché", "Documents annuels", "Sites web", "Publicité dans [les médias]", "Données sectorielles", "Exemples d'utilisation sur le marché", etc.
3. Description des faits
Dans l’inventaire, indiquez par pièce le plus précisément possible quels sont les faits présentés dans la pièce en question. En s'appuyant sur les exemples ci-dessus :
- "Factures pour [produits] avec [marque] de la période [mois année] - [mois année] ; y compris les chiffres d'affaires pour [produits] avec [marque] de la période [mois année] - [mois année]".
- "Exemples de publicités pour [produits] avec [marque] dans [journal, pays] ; [magazine, pays] de la période [mois année] - [mois année]".
- "Étude de marché réalisée par [nom de la société d'études] sur la connaissance de [marque] dans [pays], datée [dd-mm-yyyy]".
- "Rapports annuels du [déposant] couvrant la période [année] - [année]".
- "Site web du [déposant] avec des exemples d'utilisation [de la marque] ; site web du [tiers] avec des exemples d'utilisation [de la marque]".
- "Article dans [média] daté [dd.mm.yyyy], Article dans [média] daté [dd.mm.yyyy], etc ".
- "Données sectorielles. Taille du marché dans [pays] pour [produit(s)] au cours de la période [date] - [date] ; chiffre d'affaires [marque] dans [pays] au cours de la période [date] - [date]",
- "Exemples d'utilisation sur le marché pour promouvoir [la marque] tels que [des exemples concrets]".
- etc.
Référence précise
Les pièces soumises servent souvent à étayer une ou plusieurs affirmations ou revendications dans les arguments. Là encore, être précis aide toutes les parties concernées. Une demande ou une affirmation précise sera étayée par des pièces spécifiques qui ont été soumises et pas nécessairement par toutes les pièces. Nous voulons dès lors que, dans les arguments, lorsqu'il est fait référence à des pièces soumises, cela soit fait avec précision. Par conséquent, mentionnez le numéro dans le dossier de pièces de la pièce qui se rapporte à une affirmation ou à une demande spécifique. Il en va d'ailleurs de même pour les réponses à ces pièces. La partie qui répond est censée critiquer une pièce en s’y référant spécifiquement.
Marquage
Facilitez la tâche du lecteur et marquez les passages pertinents des pièces s’ils ne sont pas évidents. Par exemple, s'il est fait référence à une publicité qui ne couvre qu'une petite partie d'une page, marquez-la. Par exemple, marquez la page pertinente d'un rapport annuel avec un index ou un marqueur de page.
Volume
L'expérience du BOIP montre que de grandes quantités de pièces ne fournissent pas de meilleures preuves et qu'une limitation (auto-imposée) du volume conduit souvent à des preuves plus compréhensibles. Par exemple, le fait de soumettre les 20 revues (ou des copies de celles-ci) d'une même annonce publiée dans 20 revues n'apporte aucune valeur ajoutée. Il est préférable de montrer un nombre limité d'exemples de l'annonce spécifique et d'ajouter un aperçu de toutes les revues (y compris la zone où elles paraissent et leurs dates de parution) dans lesquelles cette annonce a été placée.
Le BOIP recommande vivement de respecter un maximum de 110 pages.