L’Office Benelux de la Propriété intellectuelle (BOIP) est l’organe d’exécution de l’Organisation Benelux de la Propriété intellectuelle. Il s’agit d’une organisation internationale dotée d’une personnalité morale (nationale et internationale) dont le siège statutaire se situe au Bordewijklaan 15 à La Haye, aux Pays-Bas.
1. Le traitement des données par le BOIP
Le traitement de données à caractère personnel par le BOIP n'a lieu que dans le cadre d'obligations légales relatives aux activités suivantes :
- L’exécution de la Convention Benelux en matière de propriété intellectuelle et de son Règlement d'exécution afférent.
- La gestion et la tenue du Registre des marques et des modèles.
- La gestion et la tenue d’une base de données pour les i-Depots (i-D Space).
- La gestion et la tenue du Registre des marques des Pays-Bas caribéens (CaribIE).
- La gestion de l’environnement utilisateur du Compte My BOIP.
- La délivrance d’informations sur les (nouveaux) produits et services, les développements concernant les i-Depots, le droit des marques et des dessins ou modèles ainsi que la promotion et la protection des marques et des dessins ou modèles au Benelux.
2. Sécurité
Le BOIP a pris les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre leur perte ou toute forme d’appropriation ou de traitement illicite. Nous avons également mis des garanties en place afin de prévenir l’utilisation frauduleuse des données personnelles. Vous trouverez davantage d’informations sur les factures trompeuses ici et sur la protection des données personnelles ici.
3. Quelles données collectons-nous ?
Dans le cadre du traitement des demandes d’enregistrement de marques, de modèles ou d’i-Depots, le BOIP collecte les données suivantes :
- Nom et formule de politesse (civilité)
- Adresse (rue)
- Code postal
- Lieu de résidence
- Numéro de téléphone
- Adresse électronique
- Numéro de compte bancaire pour paiement
Nous traitons également les noms, adresses électroniques et numéros de téléphone fournis par les clients, pour la gestion de la communication et des actions, uniquement dans le cadre de la demande du client.
4. Quelles données sont publiées dans le registre public ?
Le nom, l’adresse, le code postal et le lieu de résidence sont mentionnés dans les registres publics des marques et des dessins ou modèles. La loi exige que ces registres soient accessibles au public. Ces registres peuvent être consultés gratuitement dans le monde entier.
Les rues et les codes postaux pour les marques Benelux sont placés dans un environnement uniquement accessible avec des identifiants. Ces informations ne peuvent donc être consultées que par les utilisateurs enregistrés des services du BOIP.
Toutes les modifications concernant les marques restent mentionnées dans leur intégralité pendant trois mois dans le registre après leur inscription, même dans le cas d’un changement d’adresse.
5. Comment traitons-nous les données ?
Le BOIP traite les données personnelles dans les situations suivantes :
- La publication d’informations sur les marques et les dessins ou modèles dans les registres publics ;
- Correspondance avec les représentants et les titulaires de marques, de dessins ou modèles et d’i-Depots au sujet des dépôts, des enregistrements, des modifications, des renouvellements et des procédures d’opposition et de radiation ;
- L’envoi d’informations aux clients via le centre d’information, par téléphone, chat et courrier électronique ;
- L’envoi de newsletters et correspondances contenant des informations sur la demande et l’enregistrement de marques, de dessins ou modèles et d’i-Depots, sur les changements de réglementation, sur les webinaires et sur l’organisation d’événements ;
- L’organisation d’événements et de webinaires ;
- L’enregistrement des visiteurs.
6. Les données partagées avec des tiers
Ce n’est que dans des cas limités que le BOIP fournit à des tiers, dans un format accessible, les données personnelles publiées dans le registre public afin de répondre aux besoins de recherche des titulaires de marques et de dessins ou modèles.
Ce partage de données a uniquement pour but d’améliorer les services du BOIP, de promouvoir les droits de propriété intellectuelle et de prévenir toute violation des droits de Propriété Intellectuelle.
Ces informations ne sont partagées qu’avec un groupe limité de destinataires, tels que les ministères, les universités et des offices de marques spécifiques. Le BOIP veille à ce que, en toute circonstance, des garanties contractuelles soient mises en place en tenant compte des exigences légales découlant des règlementations pertinentes en matière de protection des données.
7. Site web et cookies
Pour plus d’informations concernant l’utilisation des données personnelles et des cookies sur notre site web, veuillez consulter notre politique en matière de cookies.
8. Période de conservation
Conformément à la législation, le BOIP ne doit pas traiter les données personnelles plus longtemps que ce qui est nécessaire à l’exécution des activités citées au paragraphe 1er ci-dessus.
Compte tenu de la mission légale du BOIP, les données nécessaires à l’enregistrement de marques et de dessins ou modèles sont conservées, car leur suppression nuirait à la validité et à la pertinence historique des informations relatives à ces droits.
Le BOIP use de divers procédés pour supprimer les données qui ne sont plus indispensables, telles que les comptes My BOIP inactifs et les clauses de retrait dans les mailings.
9. Quels sont vos droits ?
Dans le cas où le BOIP traite vos données personnelles, vous avez le droit de demander à les consulter et, si ces données sont incorrectes ou incomplètes, vous avez le droit de les faire corriger ou compléter. Vous pouvez également demander au BOIP de supprimer vos données personnelles, compte tenu de la législation applicable et des réserves susmentionnées. Si vous détenez un compte My BOIP, vous pouvez adapter vous-même vos données personnelles.
Vous êtes également en droit de déposer une réclamation auprès d’un organisme de contrôle officiel. Aux Pays-Bas, l’instance de contrôle indépendante s’appelle « Autoriteit Persoonsgegevens ».
Pour toute question concernant le présent règlement, veuillez contacter notre organisation en envoyant un courriel à notre Data Protection Officer à l’adresse dpo@boip.int.
Le BOIP comme responsable du traitement des données
Le BOIP assure le traitement de données personnelles ou fournit des systèmes informatiques pour traiter les données personnelles concernant ce qui suit :
BIP SXM
Le BOIP coopère avec l'Office de la propriété intellectuelle de Sint Maarten (ci-après : BIP SXM). Dans ce contexte, le BOIP agit en tant que sous-traitant au profit du BIP SXM pour soutenir les tâches publiques du BIP SXM, telles que le traitement administratif des demandes de marques et la tenue d'un registre public des marques.
Benelux Patent Platform (BPP)
Le BOIP est le propriétaire légal du logiciel supportant la Benelux Patent Platform (BPP). Cette plate-forme concerne une plate-forme informatique commune qui couvre les principaux processus liés aux brevets pour les Offices nationaux de la propriété intellectuelle de Belgique, des Pays-Bas et du Luxembourg. La BPP est utilisée par ces offices nationaux afin d'exécuter les lois nationales régissant les brevets. Le BOIP ne traite pas de données à caractère personnel concernant la BPP et n'a pas non plus accès aux données qui sont traitées par le biais de la BPP. Si vous avez des questions concernant le traitement des données à caractère personnel par le biais de la BPP, nous vous invitons à consulter les sites Web gouvernementaux suivants :