Op 17 oktober jl. hebben we bij BOIP met een groep IP professionals een kwaliteitsbijeenkomst gehouden. Tijdens deze bijeenkomst werden oppositie-, doorhalings- en weigeringsbeslissingen van BOIP geëvalueerd. Dit alles aan de hand van het thema “aanduidingen met een (beschrijvende) betekenis”. Een thema waarmee we bij BOIP vaak te maken hebben.
De groep aanwezige IP professionals was een enthousiaste groep die ons vanuit verschillende perspectieven, te weten de advocatuur, het bedrijfsleven en de gemachtigdenwereld, van nuttige feedback kon voorzien.
Voorbereiding
Voorafgaand aan de bijeenkomst hadden de deelnemende IP professionals 10 beslissingen toegestuurd gekregen alsmede een aantal bespreekpunten, zoals
- Wat vindt u van de opbouw en lay-out van de beslissingen?
- Wat vindt u van de manier waarop beschrijvende woordelementen worden meegewogen in oppositiebeslissingen?
- Wat vindt u van de manier waarop neutralisering wordt toegepast?
- Wat vindt u van de manier waarop het beschrijvend karakter van tekens wordt beoordeeld?
- Wat vindt u van de administratieve behandeling?
- Wat vindt u van de snelheid?
Ook bestond er uiteraard de mogelijkheid om zelf beslissingen toe te sturen of mee te nemen. Toeval was dat er twee dagen voor de bijeenkomst een aantal nieuwe beslissingen van het Benelux-Gerechtshof waren gepubliceerd, die we meteen ook aan de orde konden stellen.
Verslag van de middag
Na een aangename lunch en een welkomstwoord van Hugues Derème kwamen onder leiding van Marjolein Bronneman en Camille Janssen in drie sessies verschillende punten aan de orde.
We ontvingen complimenten voor toegankelijkheid en onze menselijke benadering, de duidelijkheid van de beslissingen en de omgang met de argumenten van partijen. Zo werd bijvoorbeeld aangegeven dat de weergave van de standpunten van partijen en de rubriek ‘overige factoren’ in de beslissingen worden gewaardeerd. Ook voor het begrijpelijke taalgebruik kregen wij een pluim.
De deelnemers hadden natuurlijk ook opbouwende feedback. Dit betrof bijvoorbeeld het aanscherpen van de structuur van beslissingen, het terughoudend omgaan met neutraliseren en het oog houden voor de balans tussen hoor en wederhoor. Er werd onder andere de suggestie gedaan om de beslissingen te beginnen met een conclusie en om duidelijk aan te geven wanneer er in een beslissing wordt afgeweken van de ‘standaard’ structuur. Ook kwam aan de orde dat een zuivere toepassing van de Equivalenza leer, waarbij het beschrijvend karakter van woordelementen alleen wordt meegewogen in de fase van de globale beoordeling van het verwarringsgevaar, de voorkeur had. Verder werd gesignaleerd dat in bepaalde zaken behoefte bestaat aan een extra schriftelijke ronde voor beide partijen en dat het fijn zou zijn als bepaalde administratieve zaken (verder) worden gedigitaliseerd. Ook begrepen wij dat onze Richtlijnen moeilijk vindbaar zijn op de website.
De bijeenkomst werd afgesloten met een gezellige borrel.
Follow up
Kort na de bijeenkomst hebben we een aantal feedback punten al direct opgepakt. Zo hebt u wellicht gemerkt dat bovenaan elke oppositie- en doorhalingsbeslissing nu een korte samenvatting van de zaak staat. Ook wordt de Equivalenza leer ‘zuiverder’ toegepast en zijn onze Richtlijnen nu makkelijker op onze website te vinden onder het kopje Know how.
Verder zullen wij, indien dat gelet op het partijdebat aangewezen lijkt, vaker overwegen om een extra schriftelijke ronde in te lassen. Dit kan bijvoorbeeld in kwade trouw zaken wenselijk zijn. Wij wijzen erop dat partijen ook steeds gezamenlijk kunnen verzoeken om een extra schriftelijke ronde.
Punten die wij verder onderschrijven en waarnaar onze bijzondere aandacht zal uitgaan is dat terughoudend wordt omgegaan met neutralisering en dat administratieve processen, zoals de doorhalingsprocedure, (verder) worden gedigitaliseerd.
Voor herhaling vatbaar!
Samen met de deelnemers vonden wij het een zeer geslaagde en nuttige pilot. Voor herhaling vatbaar dus! Een volgende kwaliteitsbijeenkomst zal in de herfst van 2025 plaatsvinden.
Nogmaals veel dank aan de dit keer aanwezige IP professionals: Sandra Bauwens, Arnaud Bos, Barbara Braat, Bart ten Doeschate, Franc Enghardt, Maarten Haak en Annick Hagenaers.
Dankzij jullie input kunnen wij onze beslissingen en processen verder verbeteren!
Mocht jij bij een volgende kwaliteitsbijeenkomst aanwezig willen zijn, laat dat ons dan weten door een e-mail te sturen naar legal@boip.int. Je wordt dan toegevoegd aan een 'poule' voor toekomstige communicatie.
Marjolein en Camille