Het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom (BOIP) is het uitvoeringsorgaan van de Benelux-Organisatie voor de Intellectuele Eigendom. Dit is een internationale organisatie, met (nationale en internationale) rechtspersoonlijkheid, statutair gevestigd te Den Haag, Bordewijklaan 15.
1. De verwerking van persoonsgegevens door BOIP
BOIP verwerkt alleen persoonsgegevens in overeenstemming met de wettelijke vereisten in het kader van de volgende activiteiten:
- De uitvoering van het Verdrag inzake de Intellectuele Eigendom en het Uitvoeringsreglement.
- Het beheren en onderhouden van het register van merken en modellen.
- Het beheren en onderhouden van een databank voor i-Depots (i-D Space).
- Het beheren en onderhouden van het merkenregister voor Caribisch Nederland (CaribIE).
- Het beheren van de MyBOIP-Account gebruikersomgeving.
- Het verstrekken van informatie over (nieuwe) producten en diensten, ontwikkelingen met betrekking tot i-Depots en merken- en modellenrecht en het bevorderen van de bescherming van merken en modellen in de Benelux.
2. Beveiliging
BOIP heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige toe-eigening en verwerking. We hebben ook waarborgen geïmplementeerd om frauduleus gebruik van persoonsgegevens te voorkomen. Je kunt hier meer lezen over misleidende facturen en hier over gegevensbeveiliging.
3. Welke gegevens wij verzamelen
Naar aanleiding van een verzoek tot registratie van een merk, model of i-Depot verwerkt het BOIP de volgende gegevens:
- Naam en aanhef
- Straatnaam
- Postcode
- Woonplaats
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Bankrekeningnummer voor betaling
Om met klanten te communiceren en om informatie te geven verwerken wij ook namen, e-mailadressen en telefoonnummers die door klanten zijn verstrekt. Deze informatie wordt alleen gebruikt in het kader van het verzoek van de klant.
4. Welke gegevens worden weergegeven in het openbare register?
Naam, adres, postcode en woonplaats worden vermeld in de openbare registers voor merken en modellen. Op grond van de wet zijn deze registers openbaar toegankelijk. Deze registers kunnen wereldwijd kosteloos worden geraadpleegd.
Straatadressen en postcodes voor Benelux merken worden achter een login geplaatst. Deze informatie wordt alleen getoond aan geregistreerde gebruikers van BOIP-diensten.
Elke wijziging van een merk wordt nog drie maanden na doorvoering volledig getoond in het register, ook als het om een adreswijziging gaat.
5. Hoe verwerken we de gegevens?
BOIP verwerkt persoonsgegevens in de volgende situaties:
- Het tonen van informatie over merken en modellen in de openbare registers.
- Correspondentie met vertegenwoordigers en houders van merken, modellen en i-Depots over aanvragen, inschrijvingen, wijzigingen, verlengingen en oppositie- en nietigheidsprocedures.
- Het verstrekken van informatie aan klanten via het informatiecentrum per telefoon, chat en e-mail.
- Het versturen van nieuwsbrieven en berichten met informatie over de aanvraag en registratie van merken, modellen, i-Depots, wijzigingen in de wetgeving, webinars en de organisatie van evenementen.
- Organisatie van evenementen en webinars.
- Registratie van bezoekers.
6. Gegevens die worden gedeeld met derden
Alleen in beperkte situaties verstrekt BOIP de persoonsgegevens die worden getoond in het openbare register aan derden in een toegankelijk formaat om te onderzoeken waar houders van merken en modellen behoefte aan hebben.
Dit is uitsluitend ter verbetering van de dienstverlening van BOIP, ter bevordering van intellectuele eigendomsrechten en ter voorkoming van inbreuk op intellectuele eigendomsrechten.
Deze informatie wordt gedeeld met een beperkte groep van ontvangers, zoals ministeries, universiteiten en specifieke merkenbureaus. BOIP zorgt ervoor dat in alle gevallen contractuele waarborgen zijn overeengekomen waarin de juridische verplichtingen die voortvloeien uit de relevante privacyregelgeving zijn opgenomen.
7. Website en cookies
Voor meer informatie over het gebruik van persoonsgegevens en cookies op onze website verwijzen we naar onze Cookie Policy.
8. Bewaartermijn
Volgens de wetgeving mag BOIP de gegevens niet langer verwerken dan noodzakelijk is voor de uitvoering van bovengenoemde activiteiten.
Gezien de wettelijke verplichtingen van BOIP zullen gegevens die nodig zijn voor de registratie van merken en modellen niet worden verwijderd, nu dit de geldigheid en historische relevantie van informatie over deze rechten zou schaden.
Verder hanteert BOIP verschillende processen voor het verwijderen van gegevens die niet langer nodig zijn, zoals inactieve My BOIP-Accounts, evenals een opt-out op mailings.
9. Wat zijn uw rechten?
Indien BOIP uw persoonsgegevens verwerkt heeft u het recht om inzage in deze gegevens te vragen en, indien de gegevens onjuist of onvolledig zijn, het recht om de gegevens te laten corrigeren of aan te vullen. U kunt ook BOIP verzoeken om uw gegevens te laten verwijderen, rekening houdend met de toepasselijke wetgeving en bovenstaande voorbehouden. Als u een MyBOIP-Account heeft, kunt u zelf uw persoonsgegevens aanpassen.
U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit. In Nederland is de onafhankelijke toezichthouder de 'Autoriteit Persoonsgegevens'.
Voor vragen over dit beleid, neem dan contact op met onze organisatie door een e-mail te sturen naar onze Data Protection Officer op dpo@boip.int.
BOIP als gegevensverwerker
BOIP is de verwerker van persoonsgegevens of levert IT-systemen om persoonsgegevens te verwerken met betrekking tot het volgende:
BIP SXM
BOIP werkt samen met het Bureau voor Intellectuele Eigendom van Sint Maarten (hierna: BIP SXM). BOIP treedt hierbij op als gegevensverwerker namens BIP SXM ter ondersteuning van de publieke taken die op BIP SXM rusten, zoals de administratieve verwerking van merkaanvragen en het bijhouden van een openbaar merkenregister.
Benelux Patent Platform (BPP)
BOIP is de juridische eigenaar van de software die het Benelux Patent Platform (BPP) ondersteunt. Dit platform betreft een gedeeld IT-octrooi platform dat de voornaamste octrooigerelateerde procedures van de Nationale Bureaus voor de Intellectuele Eigendom van België, Nederland en Luxemburg omvat. De Nationale Bureaus gebruiken het BPP ter uitvoering van de nationale octrooiregelgeving. BOIP verwerkt geen persoonsgegevens met betrekking tot het BPP en heeft ook geen toegang tot de data die wordt verwerkt door het BPP. Indien u vragen heeft met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens via het BPP, dan verwijzen wij u naar de volgende websites: